Uppföljning av underhållsplanen: från beslut till genomförd åtgärd
En plan är bara värd något om den följs upp. Här får styrelsen en tydlig process för hur beslut, projektstatus och kostnader förs tillbaka till planen och årsredovisningen.
Varför uppföljningen blir viktigare 2026
K3 (BFNAR 2023:1 – regelverket för årsredovisning i många BRF:er) innehåller upplysningskrav kring underhållsplanen, till exempel hur den används och när den senast uppdaterades. Dessutom brukar banker och medlemmar vilja se att styrelsen arbetar löpande med planen. Med en enkel uppföljningsprocess blir det lättare att svara på frågor som “Hur gick det med takprojektet?” eller “Vad kostade hissmoderniseringen jämfört med planen?” För er som styrelse betyder det framför allt att underhållsplanen behöver vara levande och inte bara ett dokument i en pärm.
Process i fyra steg
- Beslut – registrera styrelsebeslutet i planen med datum, budget, ansvarig och länk till protokoll.
- Utförande – dela status i varje styrelsemöte: upphandling, kontrakt, produktion, avslut. Använd en standardiserad statusruta.
- Ekonomi – boka kostnader mot rätt komponent när fakturor kommer. Markera ÄTA separat så att framtida budgetar kan justeras. ÄTA står för ändrings- och tilläggsarbeten.
- Utvärdering – när projektet är klart, uppdatera livslängd, nästa underhållsår och eventuella förbättringsförslag.
Nyckeltal för uppföljningen
Planerad vs. verklig kostnad
Visar budgetdisciplin. Rapporteras per projekt och som ackumulerat värde per år.
Andel genomförda åtgärder
Mäter hur stor del av årets plan som faktiskt slutförts.
Uppdaterad livslängd
Efter varje åtgärd uppdateras komponentens nya livslängd. Det påverkar framtida amorteringar och avskrivningar.
Mötesstruktur som håller planen levande
Lägg till en fast punkt på varje styrelsemöte: “Uppföljning underhållsplan”. Gå igenom tre frågor:
- Vilka åtgärder är på gång de närmaste 90 dagarna?
- Finns kostnadsavvikelser som påverkar kassaflödet?
- Behöver planen uppdateras med nya observationer eller risker?
Dokumentera beslut och ansvarig i protokollet. När samma frågor återkommer blir uppföljningen enkel att automatisera i ett digitalt verktyg.
Checklista
Rapportinnehåll
Status för årets planerade åtgärder (trafikljus)
Ekonomisk uppföljning: budget mot utfall, förklaringar till avvikelser
Risker eller hinder som kräver beslut
Förslag på uppdateringar av planen (nya observationer och livslängder)
Genomförda åtgärder: garantier, bilder och lärdomar
Nästa steg och ansvarig styrelseledamot eller förvaltare
Digital spårbarhet och integration
Genom att använda en digital lösning (exempelvis Uplan) får ni tidsstämplad historik, bilduppladdningar från projektledare och automatiska notifieringar när en åtgärd börjar närma sig. Exportera samma data till årsredovisning, upphandlingar och medlemskommunikation – utan dubbelarbete.
Sammanfattning
Kontinuerlig uppföljning är den snabbaste vägen till en trovärdig underhållsplan. Genom att registrera beslut, status och kostnader direkt i planen slipper ni sista minuten-jobb inför årsredovisningen. I praktiken handlar det om att lägga några minuter i varje styrelsemöte på att uppdatera planen, i stället för att leta i gamla protokoll när årsredovisningen ska bli klar.
Ställ samma frågor varje månad – då märks avvikelser direkt.
Återför lärdomar till planen, annars staplas samma fel nästa år.