Upphandling av underhållsprojekt: så säkerställer ni kvalitet och pris
Utförda projekt är den dyraste delen av underhållsplanen. Med en tydlig upphandlingsprocess skyddar ni både ekonomin och styrelsens ansvar – och får rätt kvalitet i tid.
1. Börja i underhållsplanen
Underhållsplanen är ert viktigaste underlag för planerade åtgärder. Markera vilka åtgärder som behöver upphandling de kommande 3–5 åren och prioritera utifrån risk och kassaflöde, det vill säga hur pengarna räcker över tid. Då hinner ni ta in förstudier och eventuella myndighetsbesked innan förfrågningsunderlaget skrivs.
2. Sätt en upphandlingspolicy
Beloppsgränser
Bestäm när föreningen ska ta in 2, 3 eller fler offerter och när extern projektledare kan behövas.
Utvärderingskriterier
Kombinera pris, kompetens, garantier och hållbarhetskrav. En möjlig viktning kan vara 50/30/20 (pris/kvalitet/hållbarhet), men anpassa efter föreningens prioriteringar.
Roller och beslutssteg
Dokumentera vem som skriver under avtal, hur besluten protokollförs och hur avvikelser rapporteras till medlemmarna.
Juridiska riktlinjer
Gå igenom om branschens standardvillkor (AB/ABT 06) är lämpliga för projektet och se till att ansvarsfördelning vid garantiärenden är tydlig. Ange också vem som får teckna ändrings- och tilläggsarbete (ÄTA).
3. Ta fram förfrågningsunderlaget
Ett bra underlag beskriver omfattning, tekniska krav, tidplan, arbetstider, garanti och hur entreprenören ska rapportera status. Återanvänd data från underhållsplanen (komponent, m², senaste underhåll) så att offerterna blir jämförbara.
Be även om en separat option för energiförbättrande åtgärder – många banker kan erbjuda grön finansiering om ni kan visa energieffektivisering.
4. Utvärdera anbud strukturerat
- Verifiera behörigheter, kreditvärdighet och referenser innan priset bedöms.
- Bedöm resursplan och tidplan – stora projekt kräver bevisad kapacitet.
- Klargör hur ÄTA-hantering (ändrings- och tilläggsarbete, det vill säga extra och ändrade arbeten) ska ske innan avtal skrivs.
Dokumentera poängsättning och motivering i protokollet. Det minskar personberoende och gör det lätt att förklara valet för medlemmar.
5. Avtal och uppföljning
Utforma avtalet utifrån entreprenadform. Ofta används standardavtal som AB/ABT 06 eller konsultavtal (ABK 09) i bygg- och underhållsprojekt. Säkerställ att det finns incitament kopplade till leverans och att digitalt byggmöte/protokoll används varje vecka.
Efter slutbesiktning ska kostnad, avvikelser och garantiperiod registreras i underhållsplanen. Då kan framtida kassaflöden uppdateras och följas upp i föreningens planering.
Checklista
Från plan till avtal
Bekräfta behov och budget i underhållsplan och kassaflödesmodell.
Säkerställ upphandlingspolicy och beslutsordning.
Ta fram komplett förfrågningsunderlag inklusive tekniska krav och tidplan.
Utvärdera minst tre anbud med poängsatt matris.
Förhandla fram avtal med tydlig ÄTA-process och uppföljningsrutiner.
Registrera genomförd åtgärd i underhållsplanen efter slutbesiktning.
Sammanfattning
Upphandling är styrelsens möjlighet att visa ordning och reda. Med en tydlig policy, kompletterande uppföljning och digital dokumentation minskar ni risken för kostnadsöverdrag och tvister.
- Starta i underhållsplanen och ligg minst tre år före större projekt.
- Väg kvalitet lika tungt som pris och dokumentera utvärderingen.
- Återför lärdomarna till planen så att nästa upphandling går snabbare.