Årsredovisning för BRF: Vad måste inkluderas från 2025?

För många styrelser har årsredovisningen länge varit ett återkommande projekt – omfattande men ändå välkänt. Med de nya reglerna som gäller från och med räkenskapsår som börjar 1 januari 2025 förändras förutsättningarna på flera viktiga punkter. Årsredovisningen blir inte bara ett bokslut, utan en tydligare berättelse om föreningens kassaflöde (pengar in och ut), risker och långsiktiga underhåll.

Kärnan i förändringen är att fler BRF:er får inlämningsplikt till Bolagsverket och att kraven på innehåll skärps. Det innebär att styrelsen behöver ha koll på både tidsplanen fram till inlämning och på vilka delar som behöver finnas med för att årsredovisningen ska upplevas som komplett.

Ny inlämningsplikt och skärpta tidsfrister

Tidigare var det inte självklart att varje bostadsrättsförening behövde lämna in sin årsredovisning till Bolagsverket. Från och med räkenskapsår som börjar 1 januari 2025 gäller i många fall inlämningsplikt, och därmed blir tidsplanen skarpare. Årsredovisningen ska som huvudregel lämnas in senast sju månader efter räkenskapsårets slut.

För ett räkenskapsår som löper 1 januari–31 december 2025 innebär det att årsstämman behöver hållas i tid och att den fastställda årsredovisningen ska vara inskickad senast den 31 juli 2026. Om ni passerar den gränsen utan att ha skickat in handlingarna kan Bolagsverket besluta om ett föreläggande med vite, vilket innebär extra kostnader och påminnelser tills årsredovisningen kommit in.

Enligt lagen om ekonomiska föreningar (LEF 2018:672) ska årsstämman hållas inom sex månader efter räkenskapsårets utgång, och det är där årsredovisningen ska läggas fram och fastställas. I praktiken behöver styrelsen alltså arbeta bakåt från dessa datum för att hinna ta fram underlag, gå igenom siffror, stämma av med revisor och fatta beslut i tid.

Vad lagen kräver att årsredovisningen innehåller

Utöver de klassiska delarna – balansräkning, resultaträkning och förvaltningsberättelse – ställer årsredovisningslagen (ÅRL 1995:1554) och BFN:s K3-regler, alltså regler för hur årsredovisningen ska sättas samman för BRF:er, särskilda krav. De handlar framför allt om kassaflödet, nyckeltalen i förvaltningsberättelsen och ett antal tydliga upplysningar om föreningens förutsättningar.

Kassaflödesanalys enligt K3

En av de största förändringarna är att kassaflödesanalys som huvudregel blir obligatorisk för bostadsrättsföreningar som följer de nya K3-reglerna, även för många mindre föreningar. Det är en tydlig skärpning jämfört med tidigare regler, där mindre föreningar ofta slapp detta krav. Kassaflödesanalysen visar hur pengarna faktiskt rör sig genom föreningen under året – från verksamheten, från investeringar och från finansiering.

Genom att redovisa kassaflöde från den löpande verksamheten, investeringar och finansiering bredvid varandra blir det betydligt lättare för medlemmar, revisorer och banker att förstå hur föreningen klarar både drift och planerade åtgärder över tid.

Fem obligatoriska nyckeltal i förvaltningsberättelsen

Enligt ÅRL 6:3a ska fem nyckeltal redovisas i förvaltningsberättelsen, beräknade enligt de formler som anges i BFN:s vägledning. Det handlar om årsavgift per kvadratmeter bostadsyta, belåning per kvadratmeter bostadsyta, räntekänslighet, avsättning till yttre underhåll och energianvändning per kvadratmeter (kWh/m²). Nyckeltalen är inte bara siffror att fylla i, utan ska spegla hur föreningens ekonomi och underhållsstrategi hänger ihop – och ge en jämförbar bild mellan olika föreningar och över tid.

Upplysningar enligt BFNAR 2023:1

Utöver lagkraven finns kompletterande upplysningar enligt BFNAR 2023:1, det uppdaterade K3-regelverket för bostadsrättsföreningars årsredovisning. Här skärps kraven på transparens kring föreningens viktigaste förutsättningar.

För det första ska styrelsen berätta om underhållsplanen: om den finns, om den är aktuell och när den senast reviderades. Det ger en bild av hur väl föreningen arbetar med sina kommande åtgärder och hur planen hänger ihop med ekonomin.

För det andra ska det framgå om fastigheten står på tomträtt eller äganderätt – alltså om föreningen hyr marken eller äger den. För det tredje behöver man upplysa om föreningen är ett privatbostadsföretag (äkta) eller inte, eftersom det påverkar skattesituationen för medlemmarna.

Bygg årsredovisningen på löpande arbete, inte panik i juni

De nya kraven betyder inte att allt arbete måste göras i slutet av året – tvärtom blir årsredovisningen betydligt enklare om styrelsen ser den som slutpunkten på ett löpande arbete. Nyckeln är att samla rätt information i tid och väva ihop underhållsplan, kassaflöde och nyckeltal redan under året.

Det handlar bland annat om att hålla underhållsplanen uppdaterad, följa upp genomförda åtgärder och dokumentera när livslängder ändras eller kostnadsnivåer justeras. Samtidigt behöver ni ha kontroll på centrala underlag: kvm-uppgifter för bostäder och lokaler, kostnader för värme, el och vatten samt föreningens räntebärande skulder. Allt detta används direkt eller indirekt i nyckeltalen.

När årsredovisningen sedan ska tas fram blir arbetet mer en sammanställning än en jakt på spridda uppgifter. Det frigör tid till analys: Hur ser kassaflödet ut framåt? Hur påverkar planerade åtgärder avgifterna? Och vad behöver förklaras extra tydligt i förvaltningsberättelsen?

Arbeta strukturerat tillsammans med revisorn

En bra revisor är en partner, inte bara en kontrollfunktion. Genom att involvera revisorn tidigt kan styrelsen säkerställa att alla obligatoriska delar finns med, att nyckeltalen räknas enligt vägledningen och att sambandet mellan underhållsplan, kassaflöde och balansräkning blir tydligt. Det minskar risken för sena överraskningar när årsredovisningen närmar sig fastställande.

Ju mer strukturerat ni arbetar internt, desto bättre blir dialogen med revisorn. När underhållsplan, investeringsbeslut, energikostnader och finansiering är dokumenterade på samma ställe blir det enkelt att följa resonemanget från tekniska åtgärder till ekonomiska konsekvenser och vidare in i nyckeltalen.

Digitala verktyg som stöd för styrelsen

När kraven på kassaflödesanalys, nyckeltal och upplysningar ökar blir det svårt att hålla ihop allt i kalkylblad. Ett digitalt system för underhållsplanering och ekonomisk uppföljning kan göra stor skillnad: genom att koppla planerade åtgärder till kostnader, finansiering och energiförbrukning blir underlagen för årsredovisningen nästan en biprodukt av det löpande arbetet.

Med rätt verktyg kan nyckeltal beräknas automatiskt utifrån aktuella data, underhållsplanen hållas uppdaterad utan dubbelarbete och energikostnader och investeringar följas upp över tid. Rapportfunktioner gör det lätt att ta ut underlag till årsredovisningen och dela dem med både styrelse och revisor, och påminnelser hjälper styrelsen att hålla koll på viktiga deadlines.

Resultatet blir inte bara en mer träffsäker årsredovisning, utan också en tydligare berättelse till medlemmarna om varför avgifter ser ut som de gör – och hur styrelsen arbetar för att långsiktigt ta hand om fastigheten.

Kärnan: kassaflöde, nyckeltal och tydliga upplysningar

Sammanfattningsvis måste årsredovisningen för BRF:er med räkenskapsår som börjar 2025 innehålla en kassaflödesanalys, de fem obligatoriska nyckeltalen i förvaltningsberättelsen, upplysningar om underhållsplanens status, om fastigheten står på tomträtt eller äganderätt och om föreningen är ett privatbostadsföretag. Den fastställda årsredovisningen ska läggas fram på årsstämman inom sex månader och lämnas in till Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut – annars riskerar styrelsen vite.

När styrelsen arbetar strukturerat med underhållsplan, dokumentation och uppföljning under året blir dessa krav inte ett extra lager administration, utan ett sätt att visa medlemmar och intressenter att föreningen har kontroll på både ekonomi och fastighet på lång sikt.