Så kommunicerar ni underhållsplan och avgiftshöjningar till medlemmarna
Nya lagkrav, högre räntor och ökade kostnader gör att fler föreningar behöver justera avgiften. När besluten ändå måste fattas är det kommunikationen som avgör om medlemmarna upplever dem som genomtänkta och rättvisa – eller som något som bara ”kommer upp” på stämman.
Varför kommunikation är extra viktig 2025/2026
Från och med räkenskapsår som påbörjas 2025 behöver årsredovisningen innehålla tydligare upplysningar om föreningens underhållsplan och ett antal centrala nyckeltal. I praktiken innebär det att många beslut om större åtgärder och avgiftsnivåer blir mer synliga för medlemmarna – oavsett hur mycket eller lite styrelsen hunnit berätta innan rapporten skickas ut.
När medlemmarna först möter förändringar genom formella dokument uppstår ofta oro och spekulationer. En genomarbetad kommunikationsplan vänder på ordningen: den förklarar bakgrunden i tid, kopplar åtgärder till föreningens ekonomi och risk och visar att styrelsen arbetar metodiskt, inte reaktivt.
I den här guiden går vi igenom hur ni kan bygga upp kommunikationen kring underhållsplanen och kommande avgiftsförändringar så att medlemmarna både förstår besluten och känner sig delaktiga. Målet är att göra beskeden så förutsägbara och begripliga som möjligt – även när de upplevs som tuffa.
Tre nivåer av informationsflöde
1. Grundinformation – samma budskap till alla
Börja med en enkel, återkommande informationskanal: nyhetsbrev, porttavla eller digital portal. Här berättar ni vad underhållsplanen innehåller på en övergripande nivå, vilka projekt som ligger närmast i tiden och varför de är prioriterade. Visar ni upp en tydlig tidslinje från underhållsplanen – gärna med enkla visualiseringar – blir det lättare för medlemmarna att se hur besluten hänger ihop över flera år.
2. Fördjupning för den som vill veta mer
För de medlemmar som vill gå djupare behövs ett forum där ni kan resonera mer fritt. Ordna exempelvis ett temamöte eller en digital frågestund där fokus ligger på de största projekten: hur de påverkar fastighetens skick, hur de ska finansieras och vad de betyder för månadsavgiften de kommande åren. Ju tydligare koppling ni gör mellan åtgärd, finansiering och påverkan på kassaflöde, desto lättare blir det att få acceptans för besluten.
3. Individuell dialog
Även med en bra grundinformation kommer vissa medlemmar att vilja prata enskilt, särskilt inför större avgiftsförändringar. Erbjud därför en tydlig kontaktväg – till exempel en särskild e-postadress eller bokningsbara tider – där frågor kan ställas i lugn och ro. Svara så långt det är möjligt skriftligt och publicera generella frågor och svar öppet, så att alla får tillgång till samma information.
Vanliga missförstånd att förebygga
När kommunikationen kommer in sent i processen uppstår ofta ett glapp mellan styrelsens bild av situationen och medlemmarnas tolkning. Då riskerar underhållsplanen att uppfattas som en teknisk produkt vid sidan av verkligheten, i stället för som ett beslutsunderlag för föreningens vardag och långsiktiga ekonomi.
Ett sätt att undvika konflikter är att redan i kommunikationen peka ut vanliga missförstånd och visa hur ni aktivt arbetar för att undvika dem i er förening.
Exempel på vanliga missförstånd i kommunikationen
Underhållsplanen förklaras först i årsredovisningen, vilket gör att många medlemmar känner sig tagna på sängen.
Avgiftsförändringar presenteras utan att visa kopplingen mellan åtgärder, risker och föreningens ekonomi på några års sikt.
Frågor samlas inte upp löpande, vilket gör att missnöje och oro växer fram i informella kanaler i stället för i tydliga forum.
Bygg storyn: Behoven, effekten, tryggheten
En tydlig berättelse kretsar ofta kring tre frågor: Vilket behov löser vi? Hur påverkar beslutet föreningens ekonomi på kort och längre sikt? Och hur säkerställer vi att åtgärderna genomförs med kvalitet? Utgå från konkreta exempel i underhållsplanen: visa hur ett takbyte minskar risken för vattenskador, hur en hissrenovering ökar både trygghet och tillgänglighet, eller hur energiprojekt påverkar driftkostnaderna framåt.
När ni visar siffrorna blir berättelsen mer begriplig. Ett enkelt stapeldiagram med “kostnad nu” jämfört med “kostnad senare” gör ofta mer för förståelsen än långa textstycken. Kombinera gärna med en kort beskrivning av hur riskerna förändras: färre vattenläckor, mindre risk för driftstopp, lägre energislöseri. Då blir det tydligt att en avgiftshöjning inte bara är en kostnad, utan ett sätt att skydda föreningens ekonomi på sikt.
“När vi tidigt kopplade underhållsplanen till enkla siffror och en tydlig tidslinje upplevde medlemmarna att avgiftsförändringen var genomtänkt, inte panikartad.”
Arbetsgång
Tidslinje för styrelsens kommunikationsplan
Se kommunikationen som ett eget projekt som löper parallellt med besluten. Genom att sprida ut informationen i flera steg hinner medlemmarna smälta underlaget och ställa frågor innan avgiften faktiskt förändras.
- 1
3–6 månader innan beslut
Berätta att styrelsen utreder åtgärder
Beskriv kort vilka underhållsbehov ni ser, varför de är aktuella nu och vilka risker ni vill minska. Koppla alltid till underhållsplanen.
- 2
2 månader innan beslut
Dela underlag och bjud in till möte
Skicka ut en enkel sammanfattning med frågor och svar, och bjud in till informationsmöte eller digital frågestund.
- 3
Efter styrelsebeslut
Skicka tydligt avgiftsbesked
Sammanfatta beslutet, den nya avgiften, från vilket datum förändringen gäller och hur medlemmarna kan ställa frågor.
- 4
Efter genomfört projekt
Följ upp utfallet och lärdomar
Visa vad som blev gjort, vad det kostade jämfört med plan och vilka erfarenheter ni tar med er till kommande projekt.
Checklista
Innehåll i ert kommunikationspaket
En kortfattad sammanfattning av underhållsplanen där ni kombinerar text, siffror och enkel grafik.
En tydlig beskrivning av den föreslagna avgiftsförändringen i kronor per månad och hur den påverkar föreningens nyckeltal (till exempel belåning per kvadratmeter och sparande per månad) och lånesituation.
En riskanalys som visar vad som händer om åtgärden skjuts upp – både ekonomiskt och ur ett fastighetstekniskt perspektiv.
En överskådlig tidslinje för projektet, inklusive viktiga milstolpar som upphandling, byggstart och färdigställande.
En uppdaterad FAQ med återkommande frågor från tidigare utskick, så att ni kan ge samma svar till alla.
En tydlig kontaktväg för kompletterande frågor, gärna med information om när medlemmarna kan räkna med svar.
Digitala verktyg underlättar transparensen
Med en digital underhållsplan blir det betydligt enklare att dela samma bild med hela föreningen. Styrelsen kan ge läsbehörighet till medlemmar, exportera visuella översikter direkt till nyhetsbrev och snabbt uppdatera prognoser när förutsättningarna ändras. När ni dessutom samlar frågor och synpunkter i ett gemensamt formulär får ni ett levande underlag som kan ligga till grund för både FAQ och kommande beslut.
Poängen är inte att alla ska förstå varje rad i kalkylen, utan att ingen ska behöva gissa vad styrelsen bygger sina beslut på. Ju mer ni kan visa direkt ur verktyget – tydliga tidslinjer, risknivåer och nyckeltal – desto högre blir förtroendet för själva processen.
Sammanfattning
En genomtänkt kommunikationsplan är ofta minst lika viktig som en bra kalkyl. När ni vågar vara tidiga, tydliga och konsekventa i hur ni berättar om underhållsplanen blir avgiftsförändringar en del av en större berättelse om hur föreningen tar hand om sin fastighet – inte en isolerad överraskning på en stämma.
Genom att vara transparenta i god tid, visa hur planen påverkar både ekonomi och risk och alltid följa upp efter genomförda projekt skapar ni ett förtroendekapital som håller även när omvärlden förändras snabbt. Då blir kommunikationen inte bara ett ”sista steg”, utan ett av styrelsens viktigaste verktyg.
RELATERADE ARTKLAR
Mer läsning för styrelsen
Fördjupa er i årsredovisning, underhållsplan och de nyckeltal som ofta efterfrågas av medlemmar, revisor och bank.
