Årsredovisning för BRF 2025: Vad är viktigt att tänka på i år?
Inför räkenskapsåren kring 2025 börjar uppdaterade redovisningsregler enligt BFNAR 2023:1 (K3), ett uppdaterat regelverk från Bokföringsnämnden för årsredovisning, att få större betydelse för många bostadsrättsföreningar. För många föreningar blir årsredovisningen för 2026 en av de första där de nya kraven märks tydligt – och där kopplingen mellan underhållsplan, föreningens kassaflöde (pengar in och ut) och avgiftsnivå behöver förklaras på ett enkelt sätt för både medlemmar, banker och revisorer.
För många styrelser har årsredovisningen länge känts som ett årligt bokslut som ska “tas fram” och sedan arkiveras. Med BFNAR 2023:1 (K3), ett uppdaterat regelverk för årsredovisning som används av många bostadsrättsföreningar, blir den i stället mer av en spegel av hur ni faktiskt planerar, prioriterar och finansierar föreningens framtida underhåll. För många föreningar kan årsredovisningen för 2026 bli en av de första där de nya reglerna märks tydligare – och där frågorna om er underhållsplan hamnar mer i centrum.
Att ta fram årsredovisningen har alltid varit en av styrelsens viktigaste uppgifter. Skillnaden nu är att den inte bara ska visa hur året har gått, utan också hur ni tänker framåt. Hur ser planen ut för fasader, stammar och tak de närmaste 10–20 åren? Hur påverkar besluten föreningens kassaflöde (pengar in och ut på kort sikt), avgifter och lånebehov på lite längre sikt? Och framför allt – hur visar ni det på ett sätt som både revisorer, medlemmar och banker förstår utan att behöva vara experter?
I den här guiden går vi igenom varför reglerna ändras, vad det betyder i praktiken och hur du kopplar samman underhållsplan, budget och årsredovisning så att ni står stadigt inför 2026.
“När årsredovisningen och underhållsplanen hänger ihop blir det mycket lättare för styrelsen att förklara både risker och avgiftsnivåer för medlemmarna.”
Varför förändringen?
Bakgrunden till BFNAR 2023:1 är att ge en mer rättvisande bild av föreningens ekonomi. Många BRF:er har tidigare underskattat sina framtida underhållskostnader, vilket gjort att årsredovisningen inte alltid speglat verkligheten. Med de nya reglerna behöver styrelsen tydligare visa både hur man planerar och vad man planerar att göra.
I praktiken handlar det om att flytta fokus från enbart historiska siffror till den långsiktiga berättelsen om fastigheten. En förening som skjuter upp nödvändigt underhåll kan tillfälligt visa fina resultat, men bär samtidigt på en växande risk i form av kommande kostnader. K3-reglerna gör det mindre troligt att sådana effekter passerar obemärkta och uppmuntrar i stället en mer öppen redovisning av vad fastigheten faktiskt kräver.
För styrelsen innebär det att ni behöver kunna motivera varför en viss åtgärd ligger i år 2027 och inte 2030, hur den ska finansieras och hur den påverkar föreningens soliditet (föreningens ekonomi och motståndskraft på längre sikt) och likviditet (kort sikt – hur mycket pengar som faktiskt finns att betala räkningar med). Underhållsplanen blir därmed inte ett separat dokument, utan en central del av den ekonomiska berättelse ni lämnar till omvärlden.
K3 i praktiken: från underhållsplan till nyckeltal
En av de största förändringarna är den tydligare kopplingen mellan redovisning och underhållsplan. Det räcker inte längre att “ha en plan” – i praktiken behöver ni också kunna visa hur den påverkar avsättningar, investeringar och föreningens ekonomi på sikt. Här kan en uppdaterad digital underhållsplan bli ett viktigt verktyg för att översätta tekniska beslut till begripliga nyckeltal.
När ni arbetar med plan och budget sida vid sida kan ni tydligt visa hur mycket som är beslutat, vad som är preliminärt och vilket avgiftsutrymme som krävs för att hålla kursen. Det gör årsredovisningen mer robust – men också dialogen med medlemmar mer konkret. Ni går från “vi borde nog höja avgiften” till “för att klara de här åtgärderna och behålla vår buffert behöver avgiften öka med X procent i just vårt exempel”.
Planerat underhåll kommande 10 år
10–15Mkr
Illustrativt exempel som ger styrelsen en samlad bild av vilka investeringar som väntar enligt underhållsplanen.
Årlig avsättning till framtida underhåll
2–3% av avgiftsintäkter
Illustrativt exempel som visar om föreningen successivt bygger upp utrymme för kommande åtgärder.
Likviditetsbuffert efter planerade åtgärder
3–6månaders drift
Illustrativt exempel som hjälper styrelsen att se om det finns marginal för oförutsedda händelser.
Lånegrad efter större projekt
30–50% av fastighetsvärde
Illustrativt exempel som ger en känsla för hur sårbar föreningen kan bli om räntorna stiger.
Nytt fokus på underhållsplanen
Med K3-reglerna får underhållsplanen en tydligare roll i föreningens styrning. Från att tidigare ofta ha varit ett dokument som uppdaterats vid större projekt, behöver den i många föreningar bli en mer levande del av styrelsens löpande arbete. Årsredovisningen ska spegla både status i dag och hur ni steg för steg tar er mot en långsiktigt hållbar fastighet.
Ett bra sätt att tänka är att underhållsplanen beskriver resan, medan årsredovisningen visar läget längs vägen. När ni uppdaterar planen med beslutade åtgärder, nya kostnadsnivåer och reviderade livslängder får ni samtidigt ett bättre underlag för kommande årsbokslut. Ju tätare kopplingen är, desto lättare blir det att svara på frågor från revisor, medlemmar och banker.
Så förbereder ni 2026 års årsredovisning
För att undvika panik på vårkanten är det klokt att se arbetet med årsredovisningen som en process snarare än en punktinsats. Genom att sprida ut jobbet över året, koppla samman styrelsemöten med uppdateringar i underhållsplanen och dokumentera beslut löpande, står ni mycket starkare när det är dags att stänga böckerna och lämna in årsredovisningen.
Här är ett exempel på hur en förening kan lägga upp arbetet från inventering till rapportering. Anpassa stegen efter er storlek, men behåll principen: först fakta, sedan prioritering, därefter finansiering och till sist tydlig kommunikation till medlemmarna.
Arbetsflöde
Från underhållsplan till färdig årsredovisning
En enkel struktur som hjälper styrelsen att hålla ihop plan, budget och årsredovisning.
- 1
Vecka 1–2
Samla fakta om fastigheten
Uppdatera underhållsplanen med status på fasader, tak, stammar och tekniska system. Stäm av större åtgärder med förvaltare eller teknisk konsult.
- 2
Vecka 3–4
Koppla planen till budgeten
Lägg in planerade åtgärder i budgeten och se hur de påverkar avgifter, lån och kassaflöde de kommande åren.
- 3
Vecka 5–6
Stäm av med revisor och bank
Gå igenom de viktigaste planerade projekten, finansieringsplanen och hur ni tänker kring risker och buffert.
- 4
Vecka 7–8
Färdigställ årsredovisning och kommunikation
Säkerställ att underhållsplan, nyckeltal och förvaltningsberättelse berättar samma historia – och förbered enkel information till medlemmarna.
Tydligare krav på upplysningar – och vad de betyder
För många föreningar innebär de uppdaterade reglerna att årsredovisningen, utöver ekonomiska nyckeltal, behöver ge en tydligare bild av fastighetens skick, planerade åtgärder och hur ni bedömer risker. Även principerna för hur ni gör avsättningar och skriver ned olika delar av fastigheten behöver beskrivas på ett sätt som går att följa över tid. Det innebär mer ansvar, men också en chans att visa upp ett professionellt och genomtänkt styrelsearbete.
När risker blir tydligt formulerade – och kombineras med konkreta motdrag – ökar förståelsen för varför vissa beslut måste fattas nu och inte senare. Istället för att medlemmar bara ser en avgiftshöjning, får de en berättelse om vad som faktiskt skyddas: driftsekonomi, fastighetsvärde och boendekvalitet.
Risker & åtgärder
Vad händer om vi väntar – och vad kan vi göra nu?
Risk
Underhållsplanen är inaktuell eller saknas i årsredovisningen.
Rekommenderad åtgärd
Gör en genomgång av de viktigaste delarna i fastigheten och uppdatera planen så att den speglar kommande 10–20 år. Beskriv kort i förvaltningsberättelsen hur ni arbetar med planen.
Risk
Större åtgärder saknar tydlig finansieringsplan.
Rekommenderad åtgärd
Planera i förväg hur större projekt ska betalas – genom avgifter, lån eller en kombination. Visa i budget och nyckeltal hur detta påverkar föreningen.
Risk
Medlemmar upplever avgiftshöjningar som oförklarliga.
Rekommenderad åtgärd
Knyt avgiftsnivån till konkreta åtgärder i underhållsplanen och förklara hur ni skyddar föreningens ekonomi på sikt.
Vanliga misstag – innan årsredovisningen lämnas in
När tempot är högt är det lätt att några avgörande detaljer faller mellan stolarna. Det kan handla om livslängder som aldrig uppdateras, kostnader som inte följer marknadsläget eller beslut som inte diarieförs på ett sätt som går att följa i efterhand. Små missar kan få stora konsekvenser när revisorer granskar både ert arbete och hur ni beskriver det.
Genom att fånga upp de vanligaste misstagen redan innan ni färdigställer årsredovisningen minskar ni risken för obehagliga överraskningar i slutet av processen.
Exempel på misstag som ofta upptäcks sent
Underhållsplanen är inte uppdaterad med nyligen beslutade eller genomförda projekt.
Större kommande åtgärder syns inte tydligt i budget, prognoser eller i förvaltningsberättelsen.
Nyckeltal kring lån, avgifter och buffert förklaras inte så att lekmän förstår dem.
Beslut om åtgärder, finansiering och avgifter är bristfälligt dokumenterade i protokoll.
Checklista
Din checklista för 2026 årsredovisning
Säkerställ att föreningen redovisar enligt BFNAR 2023:1 (K3)
Koppla underhållsplanen till ekonomiska prognoser och avsättningar
Beskriv underhållsstrategin och de viktigaste åtgärderna i förvaltningsberättelsen
Uppdatera nyckeltal, jämförelsetal och kommentera större avvikelser mot plan
Kontrollera att årsredovisningen beskriver risker och åtgärder tydligt
Kommunicera till medlemmar hur planen påverkar avgifter och föreningens långsiktiga ekonomi
Gör årsredovisningen till ett styrdokument
Med K3-reglerna på plats blir årsredovisningen mer än en formell rapport. Den blir ett kvitto på att styrelsen har kontroll på både fastighetens skick och föreningens ekonomi – och att ni vågar vara tydliga med vilka beslut som krävs framåt. När underhållsplan, budget och nyckeltal hänger ihop blir det också enklare att förklara varför vissa åtgärder inte kan vänta.
Här kan digitala verktyg göra stor skillnad. Istället för att jaga spridda kalkyler och gamla beslutsprotokoll får ni ett gemensamt arbetsflöde där styrelsen kan följa samma uppdaterade bild – från första inventering till signerad årsredovisning.
Reflektionsfrågor
Tre frågor att ställa i styrelsen redan nu
Har vi en uppdaterad underhållsplan som stämmer med verkligheten de kommande 10–20 åren?
Visar budget, prognoser och nyckeltal tydligt hur planen påverkar avgifter, lån och buffert?
Har vi en enkel plan för hur vi ska förklara detta för medlemmarna inför nästa årsredovisning?
Vill ni koppla ihop underhållsplan och ekonomi på ett enklare sätt?
Uplan samlar underhållsplan, budget och nyckeltal i ett och samma verktyg. Det gör det lättare för styrelsen att planera åtgärder, följa upp beslut och förklara för medlemmarna varför vissa projekt behöver göras nu – och vad de betyder för avgifterna.
