Vanliga misstag i BRF:s underhållsplan – och hur ni undviker dem
De uppdaterade reglerna för årsredovisning, till exempel K3, och Bolagsverkets granskning kan göra att brister i underhållsplanen syns tydligare. Här går vi igenom vanliga misstag – och enkla steg styrelsen kan ta för att rätta till dem i tid.
Sex vanliga snedsteg i underhållsplanen
Planen bygger på en inventering som är flera år gammal och inte längre speglar fastighetens faktiska status.
Åtgärderna är inte tydligt kopplade till budget, kassaflöde eller nyckeltal – siffrorna lever i separata excelfiler.
Livslängder och prioriteringar hämtas från en gammal mall, vilket gör att investeringarna klumpar ihop sig samma år.
Det saknas versionshantering och tydlig koppling till styrelseprotokoll, vilket försvårar dialogen med revisor och medlemmar.
Genomförda åtgärder loggas inte i planen utan bara i ekonomisystemet – samma kostnad ligger kvar i framtiden.
Planen hålls inom en liten krets och kommuniceras inte till medlemmarna, vilket ökar risken för misstro när avgiften ändras.
De här bristerna är sällan ett tecken på ointresse. Oftast handlar det om att styrelsen saknar tid, gemensamma rutiner eller ett digitalt arbetssätt som knyter ihop underhållsplan, budget och årsredovisningens upplysningar. Nedan går vi igenom varje misstag – och hur ni steg för steg kan rätta till dem.
1. Planen baseras på gammal inventering
I många föreningar bygger underhållsplanen fortfarande på en inventering som gjordes i samband med ett större projekt för fem, tio eller till och med femton år sedan. Under tiden har tak lagats, stammar relinats, balkonger bytts och nya skador upptäckts – men planen ligger ofta kvar som om ingenting hänt. Resultatet blir en prognos som varken speglar verkligheten eller de investeringar som faktiskt redan är gjorda.
Det gör styrelsens beslut osäkrare. Ni sitter med en pdf eller excel som “alla vet” är gammal, men som ändå används som underlag i budgetarbetet. När revisor eller medlemmar frågar hur aktuell planen är blir svaret ofta ett uppskattat årtal i stället för en tydlig rutinsatt process för när ni senast gick igenom olika delar av fastigheten.
Ett enklare sätt är att tänka i rullande inventeringar i stället för engångsinsatser.
Dela upp fastigheten i komponentgrupper och bestäm intervall: tak vart tredje år, VVS vart femte, fasad och balkonger enligt ett eget schema. När ni går igenom en grupp uppdaterar ni direkt i Uplan eller motsvarande verktyg, så att både plan och upplysningar i årsredovisningen bygger på samma, aktuella information.
2. Planen saknar koppling till ekonomi
Ett av de mest kostsamma misstagen är när underhållsplanen lever sitt eget liv i ett kalkylark – medan budget, lån och avgifter hanteras i helt andra modeller. Då ser planen fin ut på papper, men kassaflödet blir ansträngt när flera stora åtgärder råkar hamna samma år som lån ska läggas om eller räntan stiger.
För styrelsen blir det svårt att svara på enkla frågor: Hur mycket behöver vi spara per kvadratmeter för att klara planerade åtgärder? Vilken avgiftshöjning krävs om vi vill behålla nuvarande lånenivå? Och vad händer med likviditeten om ett projekt måste tidigareläggas? Utan tydlig länk mellan planens åtgärder och ekonomin blir svaren ofta kvalificerade gissningar i stället för tydliga nyckeltal, det vill säga enkla tal som beskriver föreningens ekonomi.
Nyckeln är att låta underhållsplanen tala samma språk som ekonomin. Exportera åtgärderna direkt in i budgetprocessen, koppla dem till sparande per kvadratmeter, låneskuld och nyckeltal – och uppdatera planen när beslut ändras i stället för att skapa nya, parallella excelfiler.
Så här kan sambandet mellan plan, avgift och likviditetsbuffert visualiseras på ett sätt som styrelsen snabbt kan ta till sig:
Planerat underhåll kommande 5 år
8,4Mkr
Summering av åtgärderna i underhållsplanen. Jämförs med flerårsbudgeten.
Beräknad avgiftshöjning
2,1%
Genomsnittlig höjning per år för att täcka både lån och planerade åtgärder, givet dagens kostnadsläge.
Likviditetsbuffert
6mån
Antal månader föreningen klarar sina löpande kostnader utan nya intäkter. Ett enkelt sätt att beskriva likviditeten (pengar in och ut på kort sikt).
“Med en uppdaterad underhållsplan kan styrelsen förklara varje avgiftsförändring med siffror – inte magkänsla.”
3. Felaktiga livslängder eller prioriteringar
Många underhållsplaner bygger på en standardmall där varje komponent fått en teoretisk livslängd – och sedan har ingen riktigt vågat justera den. Alla tak får 30 år, alla stammar 50 och alla ventilationssystem ett generellt intervall. När mallen sedan läggs in i en tidslinje ser det ut som att föreningen ska göra enorma investeringar samma år, trots att verkligheten sällan ser ut så.
Här är det bättre att utgå från branschstandarder, revisorernas rekommendationer och den fastighetsspecifika historiken. Det gör planen mer nyanserad – och samtidigt enklare att använda som beslutsunderlag.
- Tak: 25–30 år beroende på material och exponering.
- Stammar: 40–60 år beroende på material och tidigare relining.
- Ventilation/FTX: 15–20 år med filter- och aggregatservice.
Komplettera gärna med en tydlig prioriteringsklass, exempelvis A–C, där A är åtgärder som påverkar säkerhet, boendestandard eller lagkrav. Då vet styrelsen vilka investeringar som kan skjutas upp vid ansträngt kassaflöde – och vilka som absolut inte kan vänta.
4. Ingen versionering eller protokollkoppling
När en underhållsplan mailas runt som “senaste versionen” utan datum, versionsnummer eller protokollhänvisning blir det svårt att visa att styrelsen arbetar systematiskt. Vid en revision eller fråga från en medlem hamnar ni snabbt i diskussioner om vilken fil som egentligen gäller – och när beslutet togs.
Ett enkelt versionsnummer, ett datum och en hänvisning till vilket styrelsemöte som godkände planen räcker långt. Skriv in versionsnumret i protokollet när planen uppdateras och se till att samma nummer syns i underhållsplanen och i årsredovisningens upplysningar. Då kan både revisor och medlemmar följa hur ni reviderar planen år för år.
5. Otillräcklig loggning av genomförda åtgärder
Ett annat vanligt mönster är att underhållsplanen uppdateras vid stora projekt – men inte vid alla mindre åtgärder som successivt förbättrar fastigheten. Fakturor hamnar i ekonomisystemet, men installationsdatum, omfattning och garanti noteras aldrig i själva planen. På papperet ser det då ut som att åtgärden fortfarande ligger framför er, trots att den redan är genomförd.
Konsekvensen blir dubbelbokade kostnader, en pessimistisk bild av framtida investeringar och en onödigt orolig diskussion om föreningens ekonomi. I praktiken är läget ofta bättre än vad planen visar – men det syns inte i siffrorna.
Lösningen är att alltid registrera genomförda åtgärder direkt mot rätt komponent: kostnad, datum, entreprenör och eventuella garantier. När ni markerar åtgärden som klar i underhållsplanen justeras livslängden automatiskt och ger en mer realistisk bild både i flerårsplanen och i årsredovisningen.
6. Planen är inte kommunicerad
Till sist: även den mest välstrukturerade underhållsplan skapar problem om den hålls inom en liten krets. När avgiften höjs utan att medlemmarna fått se vilka projekt som ligger bakom besluten, uppstår lätt misstro – särskilt i tider med högre räntor och ökade kostnader i övrigt.
Här gör en enkel, begriplig kommunikation stor skillnad. Publicera en kort sammanfattning i medlemsportalen eller i kallelsen till årsstämman, där ni lyfter fram de tre viktigaste projekten de kommande fem åren, hur de finansieras och vad de betyder för föreningens långsiktiga värde. Då blir underhållsplanen inte bara ett internt arbetsdokument utan ett konkret stöd i dialogen med medlemmarna.
När flera av de här misstagen sammanfaller – en gammal inventering, bristande koppling till ekonomin, inga loggar över genomförda åtgärder och svag kommunikation – ökar både de ekonomiska och förtroendemässiga riskerna. Då hjälper det att göra riskbilden så konkret som möjligt.
Nedan ser du exempel på hur risker och motdrag kan beskrivas på ett sätt som gör det lättare för styrelsen att prioritera rätt åtgärd i rätt tid.
Risker och motdrag
Gör riskerna konkreta – och koppla dem till enkla åtgärder
Risk
Planen bygger på en inventering som ingen längre litar på
Rekommenderad åtgärd
Planera in rullande inventeringar per område, till exempel tak, VVS och fasad, och uppdatera planen direkt efter genomgång.
Risk
Kassaflödet blir ansträngt när flera projekt hamnar samma år
Rekommenderad åtgärd
Knyt ihop underhållsplanen med budget och kassaflöde, så att investeringar kan flyttas i tid innan läget blir akut.
Risk
Medlemmar ifrågasätter avgiftshöjningar
Rekommenderad åtgärd
Visa en enkel sammanställning med de viktigaste projekten kommande år, vad de kostar och hur de finansieras.
Checklista
Årlig hygienkontroll
Verifiera att inventeringen är uppdaterad enligt ert schema för tak, VVS, fasad och övriga huvudkomponenter.
Säkerställ att underhållsplanens åtgärder är kopplade till budget och kassaflöde – inklusive sparande per kvadratmeter.
Gå igenom livslängderna med stöd av branschstandarder, senaste entreprenaderna och eventuella konsultutlåtanden.
Dokumentera alla förändringar med versionsnummer, datum och tydlig koppling till styrelsebeslutet i protokollet.
Markera genomförda åtgärder som klara, registrera slutkostnad och uppdatera installationsdatum och garantiinformation.
Ta fram en kort medlemsresumé som visar de viktigaste projekten, finansieringen och den förväntade effekten på avgiften.
Sammanfattning
De flesta brister i en underhållsplan handlar i grunden om rutiner – inte om vilket verktyg ni använder. En enkel uppdateringscykel, tydlig koppling till ekonomin och konsekvent dokumentation gör det möjligt att både uppfylla lagkraven och skapa trygghet för medlemmarna.
Planera för löpande förbättring i stället för punktinsatser vart tionde år.
Flagga risker tidigt i styrelsen – innan de dyker upp i årsredovisningen.
RELATERADE ARTKLAR
Fördjupning om ekonomi, K3 och kommunikation
Fortsätt läsa om hur underhållsplan, nyckeltal och årsredovisning hänger ihop.
