Budget och kassaflöde för underhållsplanen i er BRF
Underhållsplanen styr inte bara vilka åtgärder som ska göras – den styr hur föreningens pengar rör sig över fem, tio och femtio år. Här får ni en konkret metod för att knyta ihop långsiktiga åtgärder med budget, avgifter, lån och buffertar inför de skärpta K3-kraven 2026.
Varför kassaflödet måste följa planen
Med BFNAR 2023:1, det uppdaterade K3-regelverket för årsredovisningar, har kraven skärpts på att årsredovisningen tydligare ska visa hur planerade investeringar påverkar resultat, balansräkning och likviditet – alltså föreningens kortsiktiga betalningsförmåga. En underhållsplan som lever sitt eget liv, skild från flerårsbudgeten, blir då lätt en skrivbordsprodukt. Den kan se bra ut i bilagorna, men hjälper inte styrelsen när räntan rör sig eller entreprenadpriserna stiger.
När kassaflödet i stället kopplas direkt till planens komponenter blir bilden tydlig. Ni ser i tid när avgifterna behöver justeras eller lånen behöver läggas om. Dialogen med revisor och banker kan föras på siffror i stället för på magkänsla, och besluten på årsstämman får ett underlag som går att återanvända i förvaltningsberättelse, K3-analys och styrelserapporter.
“När styrelsen kan visa hur varje åtgärd i underhållsplanen påverkar kassaflödet blir avgiftsförändringar enklare att både motivera och acceptera.”
Fem byggstenar i den finansiella planen
Ett hållbart kassaflöde börjar inte i Excel utan i några tydliga principer. Genom att definiera hur ni vill arbeta med buffertar, avgifter, lån, indexering och prioriteringar blir det lättare att uppdatera både plan och budget när verkligheten förändras.
1. Buffertar och måltal
Börja med att sätta mål för rörelsekapital, yttre reparationsfond och oförutsedda kostnader. Ett vanligt riktmärke i många föreningar är att klara minst tre månaders drift utan nya intäkter. Koppla avsättningarna till nyckeltalet sparande per kvm – ett enkelt mått på hur mycket som sätts av per kvadratmeter – så att ni ser om nivån ligger i fas med de framtida åtgärderna i planen.
2. Avgiftsstrategi
Få med er medlemmarna genom förutsägbarhet. Små, återkommande höjningar är lättare att acceptera än plötsliga hopp. Koppla varje justering till en konkret komponent i planen – tak, stammar, hissar – så att det blir tydligt vad avgiften faktiskt finansierar.
3. Lånepolicy och räntetäckning
Bestäm i förväg hur stor andel av större projekt som normalt ska finansieras med banklån och hur snabbt lånen ska amorteras. Ni kan till exempel köra stresstester med +2 procentenheter i ränta och dokumentera hur nyckeltalet räntekänslighet – hur känslig föreningen är för räntehöjningar – påverkas. Då får styrelsen en tydligare bild av var smärtgränsen går.
Komplettera med två byggstenar till: kostnadsindexering och tydliga prioriteringsregler. Att räkna upp kostnader med 2–3 % per år – eller enligt entreprenadindex i er region – gör att planen inte halkar efter verkligheten. Prioriteringsreglerna hjälper er att veta vilka projekt som kan flyttas, och vilka som måste genomföras i tid för att undvika följdskador och ökade driftkostnader.
Vanliga snedsteg när planen inte följer ekonomin
Underhållsplanen uppdateras efter besiktning, men flerårsbudgeten och kassaflödet lämnas oförändrade – så beslutsunderlagen blir inaktuella redan efter första styrelsemötet.
Kostnader räknas inte upp för inflation och entreprenadpriser, vilket ger en alltför optimistisk bild av framtida avgiftsnivåer och lånebehov.
Stora projekt beslutas utan att styrelsen i förväg har simulerat effekten på nyckeltal och räntekänslighet, vilket gör dialogen med bank och revisor onödigt stressig.
Så binder du ihop plan, budget och K3
För att underhållsplanen verkligen ska bära hela vägen in i årsredovisningen behöver ni en enkel, återkommande process. Den kan sammanfattas i fyra steg som ni upprepar varje år – med uppdaterade siffror, men samma grundtanke.
- Exportera åtgärdslistan från underhållsplanen och gruppera den per komponent, till exempel tak, VVS och balkonger. Årtal och kostnader förs över till ett kalkylark eller ett digitalt verktyg där ni kan arbeta vidare med kassaflödet.
- Räkna upp alla belopp med ett valt index – i praktiken (1 + inflation) upphöjt till antal år fram i tiden, eller samma antaganden som i den ekonomiska planen. Då speglar prognosen bättre de prisnivåer ni kan förvänta er.
- Fördela finansieringen per åtgärd mellan sparande och lån och lägg in amorteringstakter som harmonierar med livslängden. På så sätt kan K3:s komponentavskrivningar – reglerna för hur olika delar som tak, stammar och hissar skrivs av – kopplas direkt till verkliga projekt och inte bara till generella schabloner.
- Simulera avgiftsnivåer genom att jämna ut sparande- och lånebehov över femårsintervall. Dokumentera den valda strategin i styrelseprotokollet och knyt den till förvaltningsberättelsen, så att sambandet mellan plan, budget och K3 blir tydligt även för medlemmar och revisor.
När processen väl sitter i organisationen handlar uppföljningen mest om att justera de åtgärder som flyttas eller får nya priser. I ett digitalt verktyg kan ni dessutom låta systemet varna när ett visst år riskerar att få negativt kassaflöde, alltså att pengarna inte räcker det året – långt innan problemet når årsredovisningen.
Scenario: takbyte och hissmodernisering
Tänk er en förening med ett planerat takbyte 2028 på 3,8 Mkr och en hissmodernisering 2031 på 1,2 Mkr. Utan planering riskerar båda projekten att slå hårt mot avgiften de år de genomförs. I ett kassaflödesperspektiv vill ni i stället fördela effekten över tid.
Ett första steg kan vara att redan från 2025 höja årsavgiften med 2 % per år och öronmärka en del av sparandet till takprojektet. Ni kan samtidigt besluta att finansiera cirka hälften av takbytet med lån och amortera över 15 år, så att nyckeltalet räntekänslighet kan hållas under exempelvis 18 % även vid stigande ränta.
När hissmoderniseringen är genomförd och eventuella investeringsbidrag har betalats ut kan ni lägga in en extra amortering runt 2032. På så sätt får ni en jämnare avgiftsutveckling, uppdaterade nyckeltal och en tydlig berättelse till banken om hur projekten finansieras – utan att behöva panikjustera budgeten i efterhand.
Checklista
Inför budgetbeslutet
Exportera planerade åtgärder, kostnader och årtal från underhållsplanen så att hela styrelsen tittar på samma grunddata.
Uppdatera index, räntor och entreprenadpriser mot aktuella offerter eller senast kända nivåer.
Simulera avgiftshöjningar i minst tre scenarier – oförändrad nivå, +2 % och +4 % – och notera hur varje alternativ påverkar nyckeltalen.
Dokumentera finansieringsbeslut per åtgärd, inklusive hur mycket som ska täckas av sparande och hur mycket som finansieras via lån.
Verifiera att nyckeltalen sparande per kvm och räntekänslighet ligger inom de målspann styrelsen har satt upp.
Planera hur besluten ska kommuniceras – till exempel i kvartalsbrev, medlemsportal eller inför kommande årsstämma.
Sammanfattning
En kassaflödesplan behöver inte vara komplicerad, men den måste vara konsekvent. När varje komponent i underhållsplanen kopplas till budget, räntor och avgifter får styrelsen ett underlag som oftast tål frågor från både revisor, bank och medlemmar. Samma data kan återanvändas i årsredovisning, styrelserapporter och löpande uppföljning.
Det viktigaste är att sambandet mellan plan och budget dokumenteras tydligt, att ni bygger in rimliga marginaler och att uppdateringarna sker löpande i stället för i panik. Med ett digitalt verktyg kan ni ofta låta systemet varna när kassaflödet riskerar att bli negativt, så att ni hinner justera kursen innan det syns i bokslutet.
Gör kassaflödesplanen levande i Uplan
Vill ni se hur underhållsplan, flerårsbudget, nyckeltal och K3-underlag kan hänga ihop i ett och samma arbetsflöde? I en genomgång av Uplan visar vi hur ni kan simulera scenarier, uppdatera kassaflödet när beslut tas och dela beslutsunderlag med både styrelse och revisor.
RELATERADE ARTKLAR
Fördjupa er i ekonomi, K3 och underhållsplan
Bygg vidare på arbetet med kassaflöde genom att läsa vidare i våra guider.
