Övergången till K3: Vad betyder det för er BRF och er underhållsplan?

Övergången från K2 till K3 kan kännas teoretisk på papper. I praktiken handlar den om något väldigt konkret: att se fastigheten som en uppsättning tydliga delar, snarare än en enda klump i balansräkningen. När underhållsplanen speglar den här logiken blir det ofta enklare att motivera beslut, förklara avgiftsförändringar och visa medlemmarna hur styrelsen tar ansvar – både nu och på lång sikt.

Från K2 till K3: samma fastighet, ny logik

I dag redovisas många BRF-fastigheter enligt K2. Fastigheten ligger då ofta samlad som en post, med en gemensam avskrivningsperiod som löper i bakgrunden. När ni går över till K3 delas den här helheten upp i komponenter med var sin livslängd – till exempel stomme, tak, fasad, fönster och installationer som hiss, ventilation och VVS.

För varje komponent behöver ni ta ställning till hur länge den ska anses hålla, hur den ska skrivas av och när större åtgärder ska genomföras. Samtidigt förändras synen på underhållsåtgärder. Större åtgärder som tydligt förlänger livslängden eller återställer en komponent till ursprungligt skick behöver ofta aktiveras och skrivas av, medan löpande mindre åtgärder som tidigare fortsatt kan redovisas som kostnad direkt.

Det kan låta tekniskt, men här blir underhållsplanen ett av era viktigaste arbetsverktyg. Den binder ihop den tekniska verkligheten i fastigheten med redovisningsreglerna och gör det lättare att ta beslut med båda perspektiven i handen.

Underhållsplanen som nav i K3-redovisningen

En genomarbetad underhållsplan ger er i praktiken mycket av den struktur som K3 efterfrågar. När ni har en tydlig bild av vilka komponenter som finns i fastigheten, hur länge de förväntas hålla och när större åtgärder planeras, blir arbetet med att ta fram komponentindelning, avskrivningsplaner och nyckeltal betydligt mer hanterbart.

Dokumentationen som tas fram för underhållsplanen – inventering, komponentbeskrivningar, uppskattade livslängder och planerade åtgärder – kan i många föreningar användas som underlag i årsredovisningen. Det gäller både när ni ska fördela värden på olika komponenter och när ni ska motivera större investeringar i förvaltningsberättelsen.

När ni dessutom kopplar varje planerad åtgärd i underhållsplanen till en tydlig komponent, blir det lättare att avgöra vad som ska aktiveras, hur kostnaderna kan fördelas över tid och hur det slår på resultatet de kommande åren. K3 blir då mindre ett separat projekt och mer en naturlig förlängning av ert befintliga arbetssätt.

Från inventering till avskrivningsplan

Resan mot K3 börjar sällan i årsredovisningen – den börjar nere i fastigheten. Först behöver ni en tillräckligt detaljerad bild av vad som faktiskt finns: stomme och grund, tak och fasad, fönster och dörrar, installationer för vatten, värme, el och ventilation samt mark och utemiljö. Ofta finns redan mycket av den här kunskapen utspridd i protokoll, tidigare utredningar och i huvudet på en teknisk förvaltare eller konsult.

När komponenterna är identifierade blir nästa steg att sätta rimliga nyttjandeperioder. Här kan ni luta er mot leverantörsrekommendationer, branschstandarder och erfarenhet från liknande fastigheter, men också mot er egen historik: när byttes taket senast, hur länge har hissarna varit i drift, när genomfördes senaste stambytet? De bedömningarna lägger grunden för hur avskrivningarna ska se ut i K3.

Parallellt behöver ni mappa underhållsplanens åtgärder mot de här komponenterna. Genom att ge varje komponent ett ID och koppla planerade åtgärder till det ID:t, blir det enkelt att se hur en specifik åtgärd påverkar både teknisk status och redovisning. Vid själva övergången måste ni sedan beräkna värdet för varje komponent, bedöma återstående livslängd och sätta upp avskrivningsplaner som speglar verkligheten.

Vad K3 kräver av en BRF i årsredovisningen

K3 enligt BFNAR 2023:1 stannar inte vid själva komponentredovisningen. För bostadsrättsföreningar finns också upplysningskrav som gör underhållsplanen ännu mer central. I förvaltningsberättelsen ska ni till exempel ange om det finns en underhållsplan, hur aktuell den är och när den senast reviderades. För många föreningar blir det i praktiken ett kvitto på att styrelsen arbetar systematiskt med fastighetens långsiktiga behov.

Dessutom behöver vissa nyckeltal redovisas enligt ÅRL 6 kap. 3 a §, bland annat årsavgift per kvadratmeter, skuldsättning per kvadratmeter och sparande per kvadratmeter. Här blir kopplingen mellan flerårsbudget, planerade investeringar och kassaflöde tydligare – och det är återigen underhållsplanen som ger berättelsen bakom siffrorna.

Utöver det ska ni upplysa om fastigheten står på tomträtt eller äganderätt samt om föreningen är ett privatbostadsföretag (äkta eller oäkta). Tillsammans skapar de här upplysningarna en helhetsbild av både juridiska förutsättningar, föreningens ekonomi på sikt och fastighetens tekniska status.

Tidslinjen fram till 2026 – och vidare

2025 blir för många året då förberedelserna behöver komma igång på allvar. Det handlar om att börja kartlägga komponenter, uppdatera underhållsplanen så att den är strukturerad utifrån en tydligare komponentindelning och att ta en första dialog med revisor kring övergången. Ju mer som hinner komma på plats innan det första K3-året, desto smidigare kan bokslutet bli.

När det första räkenskapsåret enligt K3 väl inleds – för många den 1 januari 2026 – behöver årsredovisningen följa den nya standarden fullt ut. Det innebär att komponenterna är definierade, avskrivningsplanerna satta och att upplysningarna i förvaltningsberättelsen hänger ihop med underhållsplanen. Därefter blir arbetet mer iterativt: värden, livslängder och bedömningar uppdateras löpande i takt med att åtgärder genomförs och ny information kommer fram.

På sikt ger det här ett mer finmaskigt beslutsunderlag. Ni ser inte bara vilket år en åtgärd är planerad, utan också hur den påverkar balansräkning, resultat och nyckeltal. Det gör det enklare att förklara varför en investering tidigareläggs, varför en avgift behöver justeras eller varför vissa åtgärder kan vänta utan att ni tar onödiga risker.

Vanliga hinder – och hur ni tar er förbi dem

Många styrelser upplever att de saknar en komplett bild av vilka komponenter som faktiskt ingår i fastigheten. Därför blir första steget ofta en gemensam inventering, där ni går igenom underhållsplanen, tidigare åtgärder och gör en fysisk rundvandring tillsammans med teknisk förvaltare eller konsult. På så sätt kan ni både säkerställa att inget viktigt glöms bort och skapa ett gemensamt språk kring fastighetens delar.

En annan vanlig oro handlar om livslängder: hur vet ni egentligen hur länge tak, fasad eller installationer håller? Här går det ofta att luta sig mot etablerade riktvärden, underlag från leverantörer och branschens rekommendationer. I många fall har revisorn också erfarenhet från liknande föreningar och kan bidra med intervall som fungerar i praktiken.

Slutligen kan komplexiteten i sig kännas överväldigande. När komponenter, livslängder, avskrivningar, kassaflöden och nyckeltal ska hänga ihop är det svårt att hålla allt i huvudet eller i ett kalkylark. Här kan ett digitalt verktyg göra stor skillnad genom att hålla ihop komponentindelning, underhållsplan, beräkningar och historik i ett och samma flöde.

Digitala verktyg som bryggar underhållsplan och K3

Ett digitalt system för underhållsplanering kan i praktiken fungera som er brygga mellan teknisk förvaltning och K3-redovisning. När komponenter, planerade åtgärder och kostnader finns samlade blir det enklare att automatiskt fördela värden, räkna på avskrivningar per komponent och se hur besluten påverkar resultat och balans över tid.

Samtidigt kan systemet hjälpa er hålla ordning på hur bedömningar förändras. När livslängder justeras, åtgärder flyttas fram eller kostnader uppdateras, finns historiken kvar och går att följa upp i både styrelserummet och i dialogen med revisor. Det skapar en spårbarhet som blir ovärderlig när ni ska förklara varför förutsättningarna ser annorlunda ut i år jämfört med i fjol.