Styrelsens ansvar i underhåll och redovisning: Vad kan ni bli ansvariga för?

Styrelsens kärnansvar enligt LEF

Utgångspunkten för styrelsens ansvar finns i Lagen om ekonomiska föreningar (LEF 2018:672). I praktiken kokar den ner till tre områden som ni alltid behöver ha kontroll på: organisation och förvaltning, den löpande ekonomibedömningen och intern kontroll, alltså tydliga rutiner för bokföring, betalningar och beslutsfattande.

För det första ansvarar styrelsen för föreningens organisation och förvaltning. Det innebär att säkerställa att verksamheten följer lagar och stadgar, att viktiga frågor verkligen lyfts till beslut och att den löpande driften fungerar. Hit hör även att följa upp förvaltare och eventuella konsulter så att uppgifter faktiskt blir utförda.

För det andra ska styrelsen fortlöpande bedöma den ekonomiska situationen. Det handlar inte om en årlig avstämning inför stämman, utan om regelbunden granskning av budget, utfall och prognoser. Ni behöver löpande bedöma föreningens ekonomiska hälsa, planera för framtida behov och säkerställa att årsavgifterna är tillräckliga för både drift, räntor och kommande underhåll.

För det tredje kräver lagen att ni har en betryggande intern kontroll. Det omfattar bokföring och redovisning, medelsförvaltning, hur beslut fattas och delegeras samt hur allt dokumenteras. Utan ordning på dessa grundläggande delar blir det svårt att visa i efterhand att styrelsen har agerat ansvarsfullt.

Underhållsansvar enligt BRL

I Bostadsrättslagen (BRL 1991:614) finns den kanske mest centrala formuleringen för en BRF-styrelse: föreningen ska hålla lägenhet, hus och mark i gott skick i den mån ansvaret inte enligt lag eller stadgar ligger på bostadsrättshavaren. Det är här underhållsplanen får sin naturliga plats – en plan som beskriver vilka åtgärder som behöver göras, ungefär när de ska göras och vad de kan komma att kosta.

Ett systematiskt underhållsarbete innebär att ni planerar, prioriterar och genomför åtgärder i tid, i stället för att släcka bränder när skadan redan är skedd. Styrelsen behöver se till att en underhållsplan finns, att den är aktuell och används som beslutsunderlag – inte bara som en bilaga i en pärm. Planen ska hjälpa er att förebygga skador genom regelbundet underhåll och ge struktur när större åtgärder behöver genomföras.

När blir ansvaret personligt?

En av de vanligaste frågorna bland styrelseledamöter är när det personliga ansvaret faktiskt kan bli aktuellt. Enligt LEF kan en ledamot bli personligt skadeståndsskyldig i två huvudsakliga situationer: om uppsåt eller oaktsamhet leder till skada för föreningen eller medlemmarna, eller om en överträdelse av ÅRL, LEF eller stadgar orsakar skada. I allvarliga fall kan ansvaret sträcka sig till de egna privata tillgångarna, efter en samlad bedömning av om styrelsen agerat tillräckligt ansvarsfullt.

I praktiken handlar det ofta om en kombination av bristande rutiner och uteblivna beslut. Ekonomin följs inte upp tillräckligt tätt, underhållsåtgärder skjuts upp trots kända brister eller så dokumenteras inte de beslut som faktiskt fattas. Ju svårare det är att visa vad styrelsen har gjort, desto större blir risken att ansvar ifrågasätts i efterhand.

Årsstämma, deadlines och Bolagsverket

Årsstämman är den formella scen där mycket av styrelsens ansvar syns utåt. Enligt LEF ska stämman hållas inom sex månader efter räkenskapsårets utgång och årsredovisningen ska då läggas fram. Om stämman inte hålls i tid kan det ses som en överträdelse av lagen, särskilt om det inte finns sakliga skäl till förseningen.

För många BRF:er innebär reglerna dessutom att årsredovisningen ska lämnas in till Bolagsverket. Årsredovisningen ska normalt lämnas in senast sju månader efter räkenskapsårets slut. Försenad inlämning kan leda till vite och andra sanktioner där styrelsen ytterst bär ansvaret. Deadlines för stämma och inlämning behöver därför finnas med både i styrelsens årsplanering och i det löpande arbetet med underhållsplan och budget.

Hur ni kan skydda er i praktiken

Nyckeln till att minska ansvarsriskerna är inte att bli juridikexpert, utan att arbeta strukturerat. Tre områden är särskilt viktiga: dokumentation, efterlevnad av lagkrav och ett lugnt men konsekvent fokus på ekonomin och underhållet.

Börja med att säkerställa att alla beslut och åtgärder dokumenteras. Protokoll från styrelsemöten ska vara tydliga med vad som beslutats, varför beslutet fattats och vem som ansvarar för genomförandet. När underhållsåtgärder genomförs bör de knytas till underhållsplanen och diarieföras med datum, kostnad och status.

Nästa steg är att följa lagkrav systematiskt. En aktuell underhållsplan – som för nyare BRF:er i dag ofta är ett krav när föreningen bildas – ska finnas på plats och användas i budget- och avgiftsdiskussioner. Årsredovisningen behöver innehålla alla obligatoriska delar, nyckeltalen ska vara korrekt beräknade, till exempel skuld per kvadratmeter eller årsavgift per kvadratmeter, och upplysningar om underhållsplanen ska spegla verkligheten i föreningen.

Slutligen behöver ni bedöma ekonomin löpande, inte bara en gång per år. Det innebär att regelbundet jämföra budget mot faktiska kostnader, följa upp kassaläge och likviditet (pengar in och ut på kort sikt), ha koll på föreningens skuldsättning (lånen) och räntekänslighet samt ta höjd för större investeringar längre fram. En genomtänkt underhållsplan blir då navet som binder samman tekniska åtgärder, finansiering och avgiftsnivåer.

När frågorna blir mer komplexa – till exempel vid större investeringar, avancerade finansieringsupplägg eller övergång till K3 (ett regelverk för årsredovisning) – är det klokt att anlita experter. Jurist, revisor eller teknisk konsult kan hjälpa till att kvalitetssäkra både beslutsunderlag och dokumentation, så att styrelsen står stadigare om något senare ifrågasätts.

Digitala verktyg kan här göra stor skillnad. Genom att samla underhållsplan, beslut, nyckeltal och uppföljning i ett gemensamt system blir det enklare att visa vad som är gjort, vad som är planerat och hur allt hänger ihop i årsredovisningen.

Vanliga fallgropar – och hur ni undviker dem

Flera av de ansvarssituationer som uppstår i BRF:er hade kunnat undvikas med relativt enkla åtgärder. Ofta handlar det om att grundläggande rutiner inte kommit på plats eller att styrelsen underskattar betydelsen av formalia.

En klassisk fallgrop är att föreningen saknar en aktuell underhållsplan. Då blir det svårt att visa att styrelsen haft en genomtänkt plan när underhållet ifrågasätts i efterhand. Lösningen är tydlig: ta fram en underhållsplan och se till att den uppdateras löpande utifrån statusbesiktningar och genomförda åtgärder.

En annan är att den löpande ekonomibedömningen glöms bort. LEF kräver att ni bedömer ekonomin fortlöpande – inte bara när något redan gått fel. Om ekonomin försvagas utan att styrelsen agerar kan det ses som oaktsamhet. Här hjälper det att minst kvartalsvis gå igenom ekonomi, kassaflöde och kommande underhåll tillsammans.

Ytterligare en risk är försenad eller ofullständig årsredovisning. Om deadlinen missas eller viktiga upplysningar saknas kan det leda till vite och skada för föreningen. Med god framförhållning, tydlig tidsplan och kontroll av både innehåll och nyckeltal minskar risken betydligt.

Slutligen är det vanligt att dokumentationen inte räcker till. Utan tydliga protokoll och åtgärdsloggar är det svårt att i efterhand visa att styrelsen faktiskt gjort vad den kunnat. Därför är det viktigt att protokollera beslut, följa upp vem som ansvarar för vad och dokumentera när åtgärder är genomförda.

Vad du kan göra redan till nästa möte

För att omsätta lagkraven i vardagen kan det hjälpa att se på varje styrelsemöte som en möjlighet att stärka både ansvarstagandet och dokumentationen. Genom att använda underhållsplanen, ekonomin och årsredovisningen som återkommande huvudpunkter blir arbetet mindre personberoende och mer förutsägbart – och det blir tydligare för hela styrelsen vad som behöver göras härnäst.

Sammanfattning: ansvar, risker och trygghet

Som styrelseledamot ansvarar du ytterst för att föreningen är väl organiserad, att ekonomin bedöms löpande, att den interna kontrollen fungerar, att byggnaderna hålls i gott skick och att årsredovisningen är både korrekt och inlämnad i tid. När något går fel kan ansvaret i vissa fall bli personligt, särskilt om det funnits tydliga varningssignaler som styrelsen inte agerat på.

Genom att dokumentera noggrant, följa lagkraven, arbeta aktivt med underhållsplan och ekonomi samt ta hjälp vid behov, visar ni att styrelsen tagit sitt uppdrag på allvar. En väl genomarbetad underhållsplan och en tydlig beslutslogg blir då inte bara ett arbetsverktyg – utan också ert bästa skydd om något senare behöver förklaras för medlemmar, revisorer eller myndigheter.