Steg-för-steg: Skapa en 50-årig underhållsplan för er BRF
Att skapa en 50-årig underhållsplan kan kännas som ett jätteprojekt. Var börjar man, vad behöver finnas med och hur räknar man fram belopp som fortfarande är rimliga om 20 eller 40 år? Den här guiden tar er igenom arbetet steg för steg – från första inventering till en plan som går att koppla till K3 (BFNAR 2023:1, ett regelverk för årsredovisning) och som styrelsen kan luta sig mot i budget, årsredovisning och dialog med medlemmar.
Varför en genomarbetad metod spelar roll
En 50-årig underhållsplan är mer än ett Excel-ark med årtal och belopp. Den är ett styrdokument för hela föreningens ekonomi och standard, och ett underlag som revisorer, banker och potentiella köpare kommer att luta sig mot. När arbetet görs strukturerat blir resultatet inte bara mer träffsäkert – det blir också enklare att förklara besluten för medlemmarna och att uppdatera planen när nya åtgärder tillkommer.
Istället för att försöka tänka på allt samtidigt delar vi upp arbetet i tydliga steg: först förstår vi nuläget, sedan inventerar vi komponenter, bedömer skick, sätter åtgärder och kostnader – och avslutar med att koppla allt till K3 och en tydlig beslutslogg.
Förberedelser: skapa en gemensam bild av nuläget
Ett bra arbete med underhållsplanen börjar långt innan första raden skrivs in i ett kalkylark. Styrelsen behöver först få en samlad bild av fastigheten: hur den är byggd, vad som har gjorts tidigare och vilka ekonomiska ramar som faktiskt finns. Här spelar dokumentationen huvudrollen.
Samla byggritningar och teknisk dokumentation, gamla underhållsplaner, underhållsprotokoll, fakturor och offerter från större åtgärder, årsredovisningar samt projektdokumentation från tidigare renoveringar eller ombyggnader. Tillsammans ger de en berättelse om fastighetens historia – vilka investeringar som redan är gjorda, vilka problem som återkommer och var riskerna finns framåt.
Parallellt behöver ni ringa in nuläget: hur gamla är byggnaderna, när gjordes takbyten, fasadrenoveringar och större installationer senast, vilka kända problem finns redan på bordet och hur ser ekonomin ut? Här är det viktigt att inte bara titta på likviditet idag – alltså hur mycket pengar föreningen har att röra sig med på kort sikt – utan också på reserver, lånestruktur och hur mycket föreningen realistiskt kan avsätta för framtida åtgärder.
Avslutningsvis bör ni bestämma planens omfattning. Ska alla byggnader med, inklusive lokaler? Vilka installationer omfattas – VVS, el, ventilation, hissar och övriga tekniska system? Hur hanterar ni markytor, parkeringar, grönområden, lekplatser och gemensamma utrymmen som källare och takterrasser? Ju tydligare ramar ni sätter nu, desto enklare blir det att hålla planen konsekvent de kommande 50 åren.
Steg 1: Inventera allt ni ansvarar för
Inventeringen är själva fundamentet i planen. Här sätter ni ord på allt föreningen ansvarar för – från grund och stomme till tak, fasad, installationer och markytor. Målet är inte att göra avancerade beräkningar, utan att få en komplett lista över komponenter som senare kan bedömas, prissättas och kopplas till K3.
Börja med byggnaderna: stomme och konstruktion, yttertak, fasader, fönster och dörrar, balkonger, grund och källare. Notera material, ålder, skick och när större åtgärder senast genomfördes. Gå sedan vidare till de tekniska installationerna – värme, vatten och sanitet, el, ventilation, hissar, brandskydd, styr- och automationssystem. Även här är ålder, standard och kända problem centrala pusselbitar.
Glöm inte marken runt byggnaden. Asfalt, parkeringar, gångvägar, belysning, planteringar, träd, lekplatser, förråd och inhägnader påverkar både trivsel, säkerhet och kostnader. En strukturerad inventering gör att ni senare kan prioritera mellan exempelvis ny asfaltering, lekplatsåtgärder och fasadarbeten i stället för att varje fråga hanteras ad hoc.
Steg 2: Bedöm skick på ett enhetligt sätt
När inventeringen är klar behöver varje komponent få en bedömning av sitt nuvarande skick. Här är en enkel, gemensam skala ovärderlig – den gör det möjligt att jämföra tak mot fasader, installationer mot markytor och samtidigt förklara för medlemmarna varför vissa åtgärder kommer före andra.
En vanlig modell är att använda en femgradig skala, där 1 innebär mycket bra skick (nytt eller nyrenoverat), 2 bra (normalt slitage utan åtgärdsbehov på flera år), 3 acceptabelt (bör planeras för åtgärd inom 5–10 år), 4 dåligt (tydliga problem med behov av åtgärd inom 2–5 år) och 5 mycket dåligt (akut åtgärdsbehov eller säkerhetsrisk). Att skriva ned motiveringen till bedömningen direkt gör skalan ännu mer användbar över tid.
Skickbedömningen bygger både på visuella inspektioner och, vid behov, professionella utlåtanden. Gå igenom tak, fasader och grund utvändigt, gemensamma utrymmen, källare och takutrymmen invändigt, fotografera där det behövs och anteckna avvikelser på plats. För tak, VVS, elinstallationer, ventilation och bärande konstruktioner kan det vara klokt att ta in sakkunniga för att få en bedömning som håller även när revisorn ställer följdfrågor.
Steg 3: Från observationer till konkreta åtgärder
Med inventering och skickbedömning på plats är nästa steg att formulera en åtgärdslista. För varje åtgärd behöver ni beskriva vad som ska göras, varför det behövs, vilken omfattning det har och ungefär när i tiden insatsen bör genomföras. Här är det bättre att vara konkret än tekniskt avancerad.
En bra åtgärdsbeskrivning kan till exempel vara: "Takomläggning på Byggnad A, inklusive nytt papptak, isolering och fallrör". Motiveringen kopplas direkt till skickbedömningen – taket närmar sig slutet av sin förväntade livslängd, mindre skador har upptäckts och en samlad åtgärd ger både lägre risk för läckage och bättre energiprestanda. Omfattningen beskriver vilket tak som avses, ungefärlig yta och eventuella särskilda förutsättningar.
För varje komponent anger ni också förväntad livslängd, intervall mellan åtgärder och när senaste större insats gjordes. Ett papptak kan till exempel ha en livslängd på 20–25 år; om det lades om 2010 bör nästa åtgärd planeras någon gång mellan 2030 och 2035. Genom att samtidigt ange prioritet – hög, medel eller låg – blir det tydligt vad som måste hanteras inom de närmaste åren och vad som kan vänta.
Slutligen kopplas varje åtgärd till ett tydligt komponent-ID, en fysisk plats i anläggningen och, senare, en K3-komponent. Det gör att underhållsplanen går att ”läsa baklänges”: från en rad i årsredovisningen till vilken verklig åtgärd som genomförts på vilken del av fastigheten.
Steg 4: Lägg ut åtgärderna på en 50-årig tidslinje
När åtgärdslistan börjar bli komplett är nästa steg att fördela insatserna över tid. Målet är inte att hitta den perfekta tidpunkten för varje enskild åtgärd, utan att skapa en rimlig balans mellan tekniska behov och ekonomisk bärkraft. Ett vanligt misstag är att låta många stora åtgärder hamna samma år – med resultatet att avgiftshöjningar och lånebehov blir svåra att hantera.
Genom att se 50-årsplanen som en karta kan ni identifiera tunga år, flytta fram eller bak mindre känsliga insatser och skapa utrymme att bygga upp reserver inför riktigt stora projekt. Det gör det också enklare att prata med medlemmarna: i stället för att säga att "taket behöver bytas någon gång" kan ni visa när, varför och vilken effekt det får på föreningens ekonomi.
Arbetsgång
Så kan ni lägga upp första 50-årsplanen
Använd tidslinjen som stöd för att dela upp arbetet i hanterbara delar som går att avklara steg för steg.
- 1
Vecka 1–2
Samla underlag
Plocka fram ritningar, tidigare underhållsplaner, protokoll och ekonomiunderlag.
- 2
Vecka 3–4
Gör inventeringen
Gå igenom byggnader, installationer och mark och skriv upp alla komponenter ni ansvarar för.
- 3
Vecka 5–6
Sätt åtgärder och kostnader
Koppla skickbedömning till åtgärder, preliminära årtal och uppskattade kostnader.
- 4
Vecka 7–8
Beslut och uppföljning
Förankra planen i styrelsen, besluta om de första åren och bestäm hur ni följer upp.
Steg 5: Gör kostnadsberäkningar som håller över tid
En underhållsplan utan genomtänkta kostnader är svår att använda i budget, finansiering och årsredovisning. För varje åtgärd behöver ni därför uppskatta ett nupris i dagens nivå, indexera det framåt i tiden och ange en rimlig osäkerhetsmarginal.
Börja med att ta fram nupriser för respektive åtgärd – helst genom aktuella offerter, men kompletterat med tidigare fakturor, branschstandarder och vid behov bedömningar från teknisk förvaltare eller konsult. Dokumentera alltid var siffrorna kommer ifrån; det gör det lättare att senare uppdatera kalkylen när förutsättningarna ändras.
Eftersom planen sträcker sig över flera decennier måste kostnaderna också indexeras. Ett vanligt angreppssätt är att använda en antagen årlig inflation för byggkostnader på 2–3 % som utgångspunkt i kalkylen och beräkna framtida kostnad med formeln framtida kostnad = nupris × (1 + inflation)antal år. Om en takomläggning skulle kosta 3 200 000 kr i 2025 års priser och åtgärden planeras om fem år, med 2,5 % årlig inflation, landar den beräknade kostnaden på cirka 3 620 000 kr.
Avslutningsvis behöver ni visa osäkerhetsnivån. För åtgärder med tydlig specifikation och färska offerter kan en marginal på omkring ±10 % vara rimlig. För uppskattade åtgärder eller insatser långt fram i tiden kan ni behöva arbeta med ±15–30 %. Poängen är inte att gissa exakt rätt, utan att vara ärlig med hur säkra antagandena är.
Planerat underhåll första 15 åren
15,3MSEK
Exempel på nivå när flera större projekt samlas i samma period – siffran behöver alltid anpassas till er förening.
Antagen byggkostnadsinflation
2–3% per år
Vanlig antagandenivå i kalkyler för underhållsplaner – stäm av med er ekonomiska förvaltare.
Osäkerhetsmarginal i kalkylen
±10–30%
Lägre marginal när ni har färska offerter, högre när åtgärden ligger långt fram i tiden.
Steg 6: Koppla planen till K3-komponenter
Från och med 2026 kan K3-redovisning enligt BFNAR 2023:1 bli aktuell för många BRF:er. Det betyder att större åtgärder inte bara ska beskrivas i underhållsplanen, utan också bokföras och skrivas av över komponenternas nyttjandeperiod. Ju tidigare ni kopplar underhållsplanens åtgärder till K3-komponenter, desto enklare blir dialogen med revisor och ekonomisk förvaltare. Exakt vad som gäller för just er förening beror bland annat på storlek och vilket regelverk ni väljer tillsammans med er ekonomiska förvaltare.
K3 arbetar med komponentindelning: varje del har ett unikt komponent-ID, ett namn (till exempel "Yttertak", "Fasad", "VVS-installation", "El") och en bestämd nyttjandeperiod. Yttertak kan till exempel ha 20–30 års livslängd, fasader 30–50 år, fönster 25–40 år, VVS-installationer 15–25 år och el-installationer 30–50 år. Dessa intervall använder ni både för att planera åtgärder och för att beräkna avskrivningar.
För varje större åtgärd i underhållsplanen anger ni därför vilken K3-komponent den hör till, vilken nyttjandeperiod som gäller och när komponenten senast installerades eller byttes. På så sätt går det att följa en investering hela vägen från beslut i styrelsen, via genomförd åtgärd och uppdaterad underhållsplan, till årsredovisningens avskrivningar.
“När underhållsplanen hänger ihop med K3-kalkylen blir årsredovisningen tydligare för både styrelsen och medlemmarna.”
Steg 7: Dokumentera så att planen går att spåra
En bra underhållsplan är spårbar. Det innebär att ni kan svara på vem som gjorde vilken bedömning, när den gjordes, vilka underlag som användes och hur ni resonerade. För varje större del av planen bör ni därför notera ansvarig person, datum, vilken kompetens som använts (till exempel teknisk förvaltare eller konsult) och vilka källor som ligger bakom siffror och slutsatser.
Här hör också diarieföring av offerter, fakturor, tekniska rapporter, branschstandarder och relevanta lagtexter hemma. När kostnader eller förutsättningar ändras – till exempel efter en upphandling eller en ändrad inflationstakt – kan ni då snabbt se vad som behöver uppdateras i planen.
Själva underhållsplanen behöver dessutom ett tydligt livscykel-tänk: ett datum för senaste genomgång, vad som ändrats sedan dess och när nästa översyn ska ske. I praktiken innebär det att ni ser planen som ett levande dokument som uppdateras efter större åtgärder, vid större förändringar i fastighetsbeståndet och minst en gång per år.
Ett konkret exempel: BRF från 1975
Föreställ er en BRF med två byggnader från 1975 och totalt 60 lägenheter. Gemensamma utrymmen består av trapphus, källare och parkeringar. Under inventeringen framkommer bland annat att Byggnad A har ett papptak från 2010, en putsad fasad renoverad 2015 och fönster som byttes 2018, medan Byggnad B har papptak från 2008, en fasad som tydligt behöver underhåll och ursprungliga fönster från 1975.
Installationerna visar på centralvärme med fjärrvärme som är cirka 15 år gammal, el som uppgraderats 2010, ventilation i form av ett FTX-system från 2015 samt två hissar som har tjänat föreningen i runt 30 år. Kombinationen av ålder, skick och tidigare åtgärder gör att vissa delar kan väntas hålla länge till, medan andra komponenter närmar sig slutet av sin tekniska livslängd.
Taket på Byggnad A är ett bra exempel på hur allt hänger ihop. Med en ålder på 15 år, små synliga skador men inga läckor, och en teknisk bedömning som anger en livslängd på 20–25 år, klassas det som "acceptabelt" i skickskalan. Åtgärden som planeras är en takomläggning inklusive nytt papptak, isolering och fallrör, med genomförande kring 2030 och prioritet "medel".
Nupriset i 2025 års nivå uppskattas till 3 200 000 kr baserat på offert. Med en antagen årlig inflation på 2,5 % landar kostnaden ungefär på 3 620 000 kr år 2030. Osäkerheten bedöms till ±15 %, vilket ger ett intervall mellan cirka 3 077 000 och 4 163 000 kr. I K3-mappningen klassas åtgärden som komponent 101.1 (yttertak) med en nyttjandeperiod på 25 år, installationsår 2010 och förväntad ny åtgärd omkring 2035. Samtidigt dokumenteras vem som gjort bedömningen, datum, offertens uppgifter och när nästa granskning ska ske.
När tidsplanen läggs ut för de första 10–15 åren kanske den innehåller fönsterbyte i Byggnad B runt 2026, fasadsanering på Byggnad A kring 2027, hissrenoveringar i två steg, VVS-renovering och takomläggningar för både byggnaderna något senare. I 2025 års priser kan summan för de första 15 åren uppgå till omkring 15,3 miljoner kronor – en nivå som blir begriplig först när den kopplas till både föreningens kassaflöde och medlemmarnas avgifter.
Vanliga fallgropar – och hur ni undviker dem
När styrelser kör fast i arbetet med underhållsplanen handlar det sällan om brist på vilja. Ofta är problemen mer jordnära: kostnader har inte indexerats, livslängder har uppskattats alltför optimistiskt eller så har planen lämnats orörd i flera år trots genomförda åtgärder.
En vanlig fallgrop är att använda dagens priser för åtgärder långt fram i tiden utan att ta hänsyn till inflation. En annan är att anta att komponenter håller längre än de faktiskt gör, vilket leder till att avgiftshöjningar och lånebehov kommer som obehagliga överraskningar. Det är också lätt att glömma att ange osäkerhetsmarginaler – trots att alla inblandade vet att en kalkylpost femton år framåt i tiden aldrig kan vara helt exakt.
För att planen ska fungera i K3-världen behöver åtgärderna dessutom kopplas till komponenter redan från början. Om kopplingen görs i efterhand blir det både merarbete och större risk för missförstånd. Och kanske den vanligaste bristen av alla: planen uppdateras inte när verkligheten förändras. Då förlorar den snabbt sitt värde som beslutsunderlag.
Nyckeln är att bygga in rutiner. Indexera kostnaderna regelbundet, utgå från konservativa livslängder, visa alltid ett osäkerhetsintervall, koppla åtgärder till K3-komponenter när de planeras och se uppdatering som en naturlig del av styrelsens årshjul.
Vanliga misstag i en 50-årig underhållsplan
Kostnader indexeras inte, vilket gör att kalkylen ser rimlig ut idag men snabbt blir för låg framåt i tiden.
Livslängder sätts alltför optimistiskt och uppdateras inte efter besiktningar eller genomförda åtgärder.
Planen uppdateras inte efter beslut och färdiga projekt, så styrelse och medlemmar tappar förtroende för siffrorna.
Risker & åtgärder
Så minskar ni obehagliga överraskningar
Risk
Stora avgiftshöjningar kommer plötsligt
Rekommenderad åtgärd
Arbeta med en uppdaterad 10–15-årsprognos och visa effekten av åtgärder och räntor i god tid före beslut.
Risk
Revisorn ställer kritiska frågor om underhållsplanen
Rekommenderad åtgärd
Dokumentera hur ni räknat, vilka underlag ni använt och hur planen kopplas till årsredovisningen och avskrivningarna.
Risk
Planen används inte i vardagen
Rekommenderad åtgärd
Gör underhållsplanen till en stående punkt på styrelsemöten och uppdatera den efter varje större åtgärd.
Nästa steg: gör planen levande i styrelsearbetet
En 50-årig underhållsplan är aldrig "färdig". Den är ett arbetsredskap som behöver användas, ifrågasättas och uppdateras. Varje år bör styrelsen stämma av tidsplanen, kontrollera om kostnader har förändrats, justera skickbedömningar och prioriteringar samt dokumentera vilka åtgärder som genomförts.
Efter större projekt – som tak- eller fasadrenoveringar – behöver inventeringen uppdateras, tidsplanen ritas om och kostnaderna jämföras med de ursprungliga kalkylerna. På samma sätt kräver nya byggnader, större ombyggnader eller förändringar i föreningens ekonomi att planen ses över. Det är just genom denna återkommande dialog mellan verklighet och plan som underhållet blir långsiktigt hållbart.
När arbetet görs systematiskt blir underhållsplanen en naturlig del av både budgetprocess, K3-redovisning och kommunikationen med medlemmarna. I stället för att diskutera enskilda projekt i vakuum kan styrelsen visa hur varje åtgärd passar in i helheten – tekniskt, ekonomiskt och över tid.
Sammanfattning: en plan som håller i 50 år – och i vardagen
En genomarbetad 50-årig underhållsplan kräver tid, men arbetet går att dela upp i tydliga steg. Ni börjar med att samla dokumentation och skapa en gemensam bild av nuläget, inventerar alla komponenter, bedömer skick, formulerar en åtgärdslista och lägger ut insatserna över tid. Därefter sätter ni kostnader med indexering och osäkerhetsmarginaler, kopplar åtgärderna till K3-komponenter och säkerställer att allt är spårbart.
När planen sedan används aktivt – i budget, upphandlingar, årsredovisning och kommunikation med medlemmar – blir den ett av styrelsens viktigaste verktyg för att styra föreningens ekonomi och standard på ett ansvarsfullt sätt. Det skapar trygghet både för nuvarande och framtida medlemmar.
Checklista
Gör arbetet med underhållsplanen konkret
Använd checklistan som första steg efter att ni läst klart artikeln.
Bestäm vem i styrelsen som ansvarar för att driva arbetet med underhållsplanen.
Boka in en första genomgång av nuläget och samla in ritningar, protokoll och ekonomiska underlag.
Bestäm hur ofta planen ska ses över, till exempel en gång per år inför budgetarbetet.
Kom överens om hur ni dokumenterar beslut, kostnader och underlag så att allt går att följa upp i efterhand.
Ta nästa steg med er underhållsplan
Fortsätt med en grundläggande genomgång av vad en underhållsplan är, hur den hänger ihop med budget och årsredovisning och vilka frågor styrelsen brukar få från medlemmarna.
RELATERADE ARTKLAR
Fler guider som stöttar arbetet med underhållsplanen
Fördjupa er i nyckeltal, årsredovisning och hur ni kommunicerar besluten till medlemmarna.
